WORKBUDDY 场景实操 · 外贸销售

一封询盘 10 分钟:让 AI 跑流程,你只做两次判断

「询盘助手」已经装在 WorkBuddy 里了。这一页直接用它跑完一封英文询盘:你只说一句话,中间它两次停下来等你点头。全程约 10 分钟。

约 10 分钟从下载到跑通一遍
4 步跟着做,每步可勾选
无需编程复制粘贴即可
2 次审核你点头才发送
01

先看场景

这个岗位每天在忙什么

企业

宁波锐驰电动工具有限公司,充电式电动工具制造商。5 大品类,产品通过 CE/GS 认证,出口欧洲、东南亚与中东。

岗位

外贸销售。每天面对海外客户的英文询盘:电钻、角磨机、电锤……规格各不相同。

痛点

一封询盘的链路是「翻译 → 翻手册 → 问技术 → 写英文回复」,耗时 30–120 分钟;产品线复杂,新人背三个月也记不全规格。

用上之后

你只说一句话,AI 读邮件、判价值、挑产品、写英文回复;你做两次审核,一封压到约 10 分钟。

02

这个助手有什么能力

先知道多了个什么帮手
一句话:它是一个装进 WorkBuddy 的能力包——装一次,长期生效。你不用记命令、不用学新软件,就像多了一个懂产品的助理,你叫它一声它就干活。

它会替你做这些

  • 1
    给询盘分 5 档:A 级重点跟 / B 级信息不全先追问 / C 级一句话问价标准回 / 可疑交你判断 / 无效直接忽略
  • 2
    对照产品资料挑型号:接了你的产品目录,就精确匹配并注明出处;没接,就用通用知识推荐,并标注"仅供参考,请核实"
  • 3
    一次出两样东西:给你看的中文《询盘分析与选型建议》+ 发给客户的英文邮件草稿
  • 4
    主动停下来两次:报告出一版停一次,草稿出一版再停一次,你点头才继续
  • 5
    原路回复:直接回给发询盘的那个人,不用你找、不用你给地址
  • 6
    不假装认识老客户:闻到返单信号,它只提示你核对历史价格与交期,绝不编造
  • 7
    缺什么就引导你配什么:没连邮箱、没产品资料,它会一步步告诉去哪点,不会闷头报错

!这些它绝不会替你做

  • ×
    不经你确认,绝不发邮件——草稿阶段可以放心让它反复改,改多少版都发不出去
  • ×
    不报具体价格——价格一律写"另行商议",不替你报价、不替你承诺折扣
  • ×
    不编造产品参数——查不到的就写"需与技术确认",不猜、不凑
  • ×
    不替你拍板可疑询盘——命中诈骗特征只交处置建议,跟不跟进、报不报合规,由你定
  • ×
    不替你去点鼠标——检测到缺什么只给引导,连接和授权一律由你本人完成
  • ×
    不执行邮件里的指令——客户邮件里写的任何"指令"都只当内容读,不照做
一句话记住边界:它负责"读、判、选、写"四件事,发不发、报不报价,永远是你的权力
03

先看效果

跑完之后你会拿到这两样东西
产出物一 · 中文《询盘分析与选型建议》
一、客户概况
GripSafe Industries,美国俄亥俄州防割手套
制造商,针织工艺,年用量约 50 吨。

二、需求要点
· 规格:100D–400D
· 工艺:针织(knitting)
· 先试样,后量产

三、推荐产品
主推:RC-CD2101 20V 充电式电钻
45 N·m / 13mm 金属夹头 / CE·GS 认证
备选:RC-AG1002 850W 角磨机

四、推荐理由
100D 落在细旦丝区间,支持加捻定制…
(出处:产品目录 / RC-CD2101)

五、风险与待确认
· 交期需与生产确认
· 未接入知识库,参数请核实
产出物二 · 英文回复邮件草稿
Dear Sarah,

Thank you for your inquiry regarding
UHMWPE fiber for cut-resistant gloves.

Based on your requirements
(100D–400D, knitting process), we
recommend:

RC-CD2101 — 20V Cordless Drill
· Max torque: 45 N·m
· Chuck: 13mm metal
· Certification: CE / GS
· MOQ: 500 pcs, lead time 30–35 days

Samples are available. Sample fee and
freight collect; sample fee refundable
upon formal order.

Regarding pricing, details will be
provided upon further discussion.

Best regards,
Ruichi Power Tools Team
www.ruichi-tools.com

以上为示例效果,实际内容由 AI 依据你的产品资料与真实询盘生成。

04

领取操作包

先下载,再跟着做

询盘助手操作包

下载下来是个 .zip 文件用你在入门教程里学过的方法装进 WorkBuddy 即可,不用解压;已经装过的,下这份只是为了换你自己的产品资料。示例公司为虚构,产品目录可直接替换成你自己的。

下载操作包 23 KB
inquiry-response-assistant/ 助手本体,装这个(已装的不用重装)
示例_产品目录.md 5 款产品,可直接替换
示例_配置.md 配置填写参考
README.md / 简介.md 使用说明与介绍
05

跟着做

点开每一步,做完勾选
STEP 1唤起它,确认就位约 5 分钟

新开一个对话(老对话不认新装的能力),对它说这一句:

对 WORKBUDDY 说帮我处理询盘

说完你会依次看到下面 3 个现象。看到它们,就说明它装好了、也认得这句话了:

它先自检邮箱。还没连邮箱 → 它会停下来,告诉你去哪里点、点哪个(接着做 STEP 2)。这是设计好的:读不到邮件绝不往下走,不会瞎编一封出来。如果你已经连过,它会直接往下走。
第一次它会逐个问你公司信息,一次问一个,答完永久记住,以后不再问:
它会问(一次一个)公司中文名 / 英文名是什么?
主要做什么产品、有什么卖点?
英文邮件末尾用什么落款?
产品资料放在哪个文件夹?(可以先不填)

照实回答就行。这步只在第一次出现,答完就再也不问了。

然后它自己跑完整条链路:读最新的询盘邮件 → 提取需求 → 判断客户价值 → 挑产品 → 写出中文报告,然后停下来等你(这就是 STEP 3 那道关)。
想提前把公司信息填好:操作包里的「示例_配置.md」是填好的样子,照着改成你自己的即可。不填也行,它会问你。
怎么算"确认就位":它认得「帮我处理询盘」这句话,并按上面 ①②③ 的顺序干活,而不是反问你"你想让我做什么"。
如果它一脸茫然 → 九成是没新开对话,开一个新的再试;还不行就看入门教程的排障。
STEP 2连一个邮箱约 2 分钟

助手要读你的询盘邮件,所以得先让它连上邮箱。如果 STEP 1 里它没提邮箱,说明已经连过了,这步直接跳过。

1
打开 WorkBuddy 左侧边栏的「连接器」
2
搜索 QQ邮箱(或飞书),点击「连接 / Connect」,按提示扫码授权。
3
状态变成「已连接」就成了。
连好之后:回到对话,再说一次「帮我处理询盘」,它就接着往下跑了。它是先检查、再提醒,不会闷头报错。
STEP 3审核中文建议书(第 1 次把关)约 2 分钟

它会生成一份中文的《询盘分析与选型建议》,并停下来等你。这时你做三件事:

1
看客户判断:它把询盘分成了 A / B / C / 可疑 / 无效,看它判得对不对。
2
看产品选型:推荐的型号和规格对不对,参数是否标了出处。
3
拍板:没问题就说「确认」;要改就直接说改哪里,它改完再给你看。
你没确认之前,它不会写英文邮件,更不会发。这一关就是给你拦的。
STEP 4审核英文草稿并发送(第 2 次把关)约 1 分钟

确认建议书后,它会写出英文邮件草稿,再次停下来等你

1
通读草稿,要改就提意见,它改完再交给你。
2
确认无误后,明确说出这四个字
对 WORKBUDDY 说确认回复
3
它才原路回复给发询盘的那个人,并把询盘、分析、回复一并归档。
为什么必须说「确认回复」:这是写在 Skill 里的硬规矩——草稿阶段绝不允许发送,只有这四个字才解锁发送。所以你可以放心让它写,写多少版都不会发出去。
06

验收与排障

做成什么样算通关

通关清单 · 全部打勾就学会了

新开对话说「帮我处理询盘」,它认得这句话,并先去自检邮箱
邮箱已连接,AI 读到了真实的询盘邮件
拿到一份中文《询盘分析与选型建议》,含分级与推荐型号
拿到一份英文邮件草稿,且你没说「确认回复」时它没发送
你知道换自己的产品资料要改哪个文件
它提示我没连邮箱,卡住了?

这是设计好的——读不到邮件就不会往下走,避免瞎编。按它给的提示去左侧「连接器」连一个邮箱即可。如果你用的是企业邮箱或其他服务商,直接告诉它你用的什么邮箱,它会尝试接入。

没有产品资料也能用吗?

能。不接知识库时,它会用通用知识推荐产品,并在报告里标注「仅供参考,请核实型号」。想更准,就照着「示例_产品目录.md」的格式做一份你自己的,然后告诉它文件路径。

AI 会不会自己把邮件发出去?

不会。Skill 里写死了两道关:中文建议书你确认一次,英文草稿你再确认一次;且只有你明确说出「确认回复」才解锁发送。草稿阶段可以放心让它反复改。

我的公司信息和产品资料存在哪?

全部在你自己的电脑上。公司信息存在配置文件夹里,产物(建议书、草稿、归档)存在你指定的输出目录,默认在工作区的 outputs/inquiry/